Digitalizarea oferă acces rapid şi securizat
Conducerea Prefecturii a făcut un pas important către modernizarea sistemului intern de lucru, prin digitalizarea fluxului informațional între Prefectură și primării dar şi cu alte instituţii din judeţ. Astfel, hârtiile sunt înlocuite cu documente stocate în sistem electronic, mult mai uşor de accesat.
În ședința Colegiului Prefectural, care se s-a desfășurat luni, în format videoconferință, prefectul judeţului Buzău, Silviu Iordache a prezentat o informare referitoare la implementarea sistemului de management electronic al documentelor în Instituția Prefectului.
Primul pas a fost utilizarea registraturii electronice care asigură înregistrarea documentelor procesate cu posibilitatea acordării automate a numerelor de înregistrare, distribuirea documentelor către departamentele sau persoanele responsabile și lansarea acestora pe fluxuri de lucru și avizare. Apoi, arhivarea documentelor în format electronic asigură disponibilitatea, autenticitatea și accesul rapid și securizat la documente și implementarea semnăturii electronice. Practic, toate documentele generate la nivelul instituției ,dar și cele care intră în instituție sunt stocate electronic și primesc un termen de rezolvare ce poate fi urmărit în platformă. De asemenea, prin implementarea semnăturii electronice a fost facilitat circuitul intern al documentelor și a fost scurtat timpul de răspuns în relația cu celelalte instituții publice.
Laurenţiu Marinov/Robert Oprea
